Eerst meenemen, dan versnellen

Het belangrijkste bij elke opdracht, nieuw of vastgelopen, is: houd het doel van de opdrachtgever scherp voor ogen, maar ga éérst in gesprek met de mensen met wie je het moet doen. Zij zijn per slot van rekening de experts. Wat hebben zíj nodig? Wat zien zij gebeuren? Welke mogelijkheden zien ze zelf? Pas daarna maak je een plan, niet andersom. Zo'n plan lijkt in het begin niet altijd één-op-één op de oorspronkelijke wens van de opdrachtgever, terwijl het uiteindelijk juist het voorafgestelde doel wél realiseert.

Het gaat erom dat je een route kiest waar de hele groep naartoe kan en vooral ook wil. Met het einddoel in beeld zoek je de eerste haalbare stap voor deze mensen en daarna de volgende. Je werkt dus wel degelijk gericht naar het doel, misschien in het begin langzamer dan een opdrachtgever zou hopen, maar wel met echte beweging. En daar zit de paradox: juist die tragere beweging levert uiteindelijk meer tempo op.

Verandering, hoe klein ook, roept vaak spanning op. Onzekerheid maakt mensen voorzichtig, boos of laconiek. Als je daar overheen duwt, krijg je echte weerstand. Als je het benoemt en er aandacht voor hebt, komt er ruimte. Dan kun je samenwerken in plaats van langs elkaar heen te werken.

Grote veranderingen, kleine stappen

In een groot universitair ziekenhuis moest een afdeling anders gaan werken; daarnaast lag er een plan om de afdeling te verhuizen. Het team was tegen. Omdat ze het nut niet zagen, bang waren voor verlies, de koffie weleens minder kon zijn.

We gingen zitten, over de werkwijze. En vooral niet over dozen en verhuisdata. We maakten een eenvoudig plan van kleine, logische aanpassingen die voor de medewerkers zowel haalbaar als vooruitgang voelden. Die eerste kleine successen zetten het belangrijke vliegwiel in gang: meer openheid, meer ideeën, bereidheid en zin om andere veranderingen door te voeren. Zo kwamen ze ineens dichtbij het doel van de directie, en nog gedragen ook.

Oh en die verhuizing? Niet meer nodig! Het uiteindelijke doel, betere doorstroming en samenwerking, was al bereikt door de werkwijze aan te passen. Het was de inzet van medewerkers die het verschil maakte.

Begin klein, breng de beweging op gang.

De drempel is verrassend laag als je begint met een haalbare en logische stap voor iedereen. Dat is de kern van vooraf meenemen. Je erkent ieders positie, je houdt het einddoel voor ogen en je ontwerpt de route in passende stappen. Zo ontstaan draagvlak, tempo en resultaat, niet omdat iedereen het overal mee eens is, maar omdat ze zich kunnen vinden in de route.

Zo werkt het en tegelijkertijd: het blijft altijd maatwerk, hoe dan ook! Zo! werkt zo.